Les avantages de la dématérialisation

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On peut définir le terme dématérialisation de documents (pour plus d’informations, voir sur www.dematerialisation-documents.org/archivage-legal/) par le fait de transformer un flux de documents papiers en un flux numérique. Outre le papier en lui-même, les traitements des documents subissent eux aussi la dématérialisation au cours du processus. La dématérialisation doit donc traduire la valeur juridique des documents pour atteindre ces objectifs.

C’est une pratique qui est aujourd’hui très courante dans la gestion électronique des documents et qui a fait ses preuves, au vu des nombreux avantages qu’elle présente.

http://www.dematerialisation-documents.org/documents-sortants/

La dématérialisation offre de multiples avantages pour une entreprise. Cette dernière peut déjà diminuer son empreinte écologique en réduisant sa consommation de papier et donc de CO2.

Sinon, le traitement numérique des documents permet de gagner beaucoup de temps. En effet, les tâches administratives répétitives sont moins nombreuses et la gestion est moins ardue. De plus, avec la dématérialisation, les aspects sécurité de l’archivage sont nettement améliorés en raison du contrôle de l’accès à l’information qui est amélioré par rapport au document papier.

La dématérialisation permet aussi de faire des économies de matériel, d’énergie et d’espace occupé dans le bureau : ce qui limite également les coûts associés aux photocopies, aux éditions et aux expéditions.

La gestion électronique de documents permet de maximiser le rendement de l’administration dans le sens où la gestion de l’information y est beaucoup plus appropriée. Un document papier mal archivé est une information perdue. Au moment du départ d’un employé, la dématérialisation entre en jeu en capitalisant les connaissances au travers un système informatique.